PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
DECRETO SUPREMO Nº 022-75-ED

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

CONSIDERANDO:

Que, por Decreto Ley Nº 19414 se declaró de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental existente en el país y que por razón de su procedencia de su interés constituye patrimonio nacional que el Estado está obligado a proteger;
Que, el referido Decreto Ley establece que su Reglamento debe ser aprobado por Decreto Supremo;
Que, en tal virtud es necesario poner en vigencia el mencionado Reglamento:

DECRETA:

Artículo 1º.- Apruébese el adjunto Reglamento del Decreto Ley Nº 19414 que consta de siete Capítulos y treinta Artículos.
Artículo 2º.- El presente Decreto Supremo será refrendado por el Ministerio de Educación.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintinueve días del mes de octubre de mil novecientos setenta y cinco.
General de División EP. FRANCISCO MORALES BERMUDEZ CERRUTI, Presidente de la República.
General de Brigada EP. RAMON MIRANDA AMPUERO, Ministro de Educación.

REGLAMENTO DEL DECRETO N° 19414

CAPITULO I
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
Artículo 1°- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido:

1. Documentos y expedientes existentes en los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional y en los Archivos Históricos, notariales, eclesiásticos y parroquiales y,

2. Documentos y expedientes existentes en los archivos particulares y cualquier material documental de origen privado que sirva de fuente de información para estudios históricos y sobre el desarrollo cultural, social, económico y jurídico del país.

Artículo 2°- Los documentos y expedientes referidos en el inc. a) del artículo anterior, integran el Patrimonio Documental de la Nación sin necesidad de calificación expresa.
Para que los documentos y expedientes referidos en el inc. b) del artículo anterior integren el Patrimonio Documental de la Nación se requiere que, previa evaluación, sean declarados parte integrante del mismo por el Archivo General de la Nación, órgano de ejecución del Instituto Nacional de Cultura. Se presume que estos documentos y expedientes integran el Patrimonio Documental de la Nación, cuando tienen una antigüedad de cien años o más.

Artículo 3°- Para que un documento o expediente sea declarado integrante del Patrimonio Documental de la Nación, se tendrá en cuenta su importancia como fuente de información histórica, jurídica, sociológica, económica, religiosa, ideológica y cultural en general; sin que la antigüedad sea determinante. El término "documento" se entiende en su acepción extensiva y comprende, entre otros, material impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico y audiovisual.

Artículo 4°- El conjunto de documentos o expedientes reunidos por una sola persona o entidad, puede ser declarado "Colección". Las colecciones constituyen un todo indivisible que no puede ser desmembrado ni dividido por derecho hereditario, debiendo mantenerse como bien indiviso.

Asimismo, las colecciones no pueden ser desplazadas del lugar en que se encuentran sin autorización expresa del Archivo General de la Nación.

CAPITULO II

TRANSFERENCIA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 5°- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional que posean documentos y expedientes integrantes del Patrimonio Documental de la Nación de una antigüedad mayor de treinta años están obligados a transferirlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. Dentro de los noventa días de vigencia del presente Reglamento las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional comunicarán al Archivo General de la Nación la existencia de esos documentos y expedientes y adjuntarán información sumaria sobre los mismos.

2. El Archivo General de la Nación tomará las acciones pertinentes para verificar dichos fondos documentales.

3. Los documentos y expedientes de conservación, necesariamente serán transferidos al Archivo en el término de treinta días contados a partir de la fecha en que sean requeridos por éste: los demás podrán ser eliminados, previo el trámite establecido en el artículo 24 del presente Reglamento.

Cada dos años se repetirá este procedimiento para transferir la documentación que en dicho lapso haya adquirido la antigüedad señalada. En estos casos el término indicado en el inciso a) se contará a partir del 1º de enero.
Artículo 6°- El Ministerio de Guerra, Marina. Aeronáutica, Interior y Relaciones Exteriores están exceptuados de lo dispuesto en el artículo anterior, respecto de los documentos y expedientes clasificados como "Confidenciales", "Secretos", "Estrictamente Secretos". Estos documentos serán transferidos al Archivo General de la Nación cuando pierdan dichas clasificaciones, previa autorización del Titular del Sector correspondiente.
Artículo 7°- El Archivo General de la Nación tendrá una sección especial para los documentos y expedientes a que se refiere el artículo anterior y dictará disposiciones especiales para su exhibición, estudio y copia.
Artículo 8°- Las reparticiones y organismos estatales que tengan en su poder archivos o documentos presentados, con trámite originario fenecido, por sociedades, asociaciones, cooperativas o cualquier otra persona jurídica no estatal, están obligados a remitirlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente si lo solicitaran.
Artículo 9°- Los archivos notariales cuyos titulares cesen o fallezcan serán transferidos después de dos años al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente. Para tal efecto, la respectiva Corte Superior notificará al Archivo el nombramiento del Notario Administrador del Archivo Notarial correspondiente, quien está obligado, bajo responsabilidad, a entregar dicha documentación al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de treinta días después de notificado. Sin embargo, la transferencia es obligatoria antes de los dos años si el Archivo General de la Nación comprueba peligro de pérdida o deterioro de la documentación.
Artículo 10°- Los Secretarios de Juzgados a cargo de archivos de Secretarios de Juzgados, o de Escribanos cesantes o fallecidos, están obligados a entregar al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de treinta días después de recibida la respectiva comunicación los documentos y expedientes referentes a causas fenecidas, después de dos años del cese o fallecimiento. Sin embargo la transferencia es obligatoria antes de los dos años si el Archivo General de la Nación comprueba peligro de deterioro de la documentación.
Artículo 11°- Los Notarios Públicos y Secretarios de Juzgado que mantengan en su poder documentos, expedientes o archivos ajenos a su gestión están obligados a entregarlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el término de noventa días contados a partir de la vigencia del presente Reglamento. En el caso de Archivos notariales o judiciales es de aplicación lo dispuesto en los artículos 90 y 10°, respectivamente.
Artículo 12°- El Patrimonio Documental de la Nación no puede ser transferido a ningún título salvo a herederos, sin que medie resolución del Archivo General de la Nación autorizando la transferencia. La resolución que al respecto se emita es inapelable.
Es nula ipso jure la transferencia realizada como inobservancia de esta disposición. En cualquier transferencia entre particulares de documentos integrantes del Patrimonio Documental, el Archivo General de la Nación tiene derecho preferente en la adquisición y en el ejercicio del derecho de retracto. En el caso de transferencia nula por la causal señalada en este artículo, el Archivo General de la Nación impondrá a las personas naturales o jurídicas que efectuaron dichas transferencias una multa equivalente al décuplo del valor del documento, fijando en la tasación que realice el Archivo General de la Nación.
Artículo 13°- El Director del Archivo General de la Nación y los Directores de los Archivos Departamentales podrán suscribir, previa autorización judicial, las escrituras públicas insertas en los protocolos archivados, no formalizados oportunamente en las notarías.

CAPITULO III

TRASLADO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Artículo 14°- El traslado total o parcial de documentación del Archivo General de la Nación o de los Archivos Departamentales, requieren autorización de aquél previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos. La salida de documentos con fines de recuperación o exhibición dentro del territorio nacional requiere autorización de la Dirección Nacional de Cultura, previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos.
Artículo 15°- El Archivo General o Departamental, en su caso remitirá a la autoridad judicial competente los expedientes que le sean requeridos por mandato de dicha autoridad. En este caso, los expedientes serán devueltos al Archivo al cumplirse el fin para el que fueron solicitados, bajo responsabilidad de la autoridad judicial.

CAPITULO IV

DOCUMENTOS EN PODER DE PARTICULARES
Artículo 16°- En el término de noventa días de vigente el presente Reglamento, el Archivo General de la Nación abrirá un Registro para la inscripción de documentos y expedientes calificados como integrantes del Patrimonio Documental que se encuentra en poder de particulares. Este Registro tendrá una sección especial para las Colecciones. La Dirección General del Instituto Nacional de Cultura, normará el funcionamiento del indicado Registro, a base de la propuesta del Archivo General de la Nación.
Artículo 17°- Los particulares en posesión de documentos o expedientes con más de cien años de antigüedad están obligados a comunicarlo al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental correspondiente en el plazo de un año contado a partir de la vigencia del presente Reglamento o de la fecha en que se adquiera dicha antigüedad, para la correspondiente evaluación, calificación o inscripción en el Registro. El incumplimiento de esta obligación origina la pérdida del derecho sobre el documento integrante del Patrimonio Documental, sin perjuicio de la pena de multa hasta el décuplo del valor del documento según tasación del Archivo General de la Nación.
Artículo 18°- La pena de multa a que se refiere el artículo anterior será impuesta por Resolución Directoral del Instituto Nacional de Cultura a propuesta del Director del Archivo General de la Nación. Su cobranza se hará por vía coactiva.
Artículo 19°- Los particulares en posesión de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Nación están obligados a conservarlos y a ponerlos a disposición del Archivo General de la Nación o Archivos Departamentales correspondientes cuando éstos lo soliciten para obtener copias mecanográficas, fotostáticas o de cualquier otro tipo. El incumplimiento de estas disposiciones será sancionadas según el artículo 17° del presente Reglamento.
Artículo 20°- En el término de cinco días útiles después de recibida la comunicación del Archivo General o Departamental sobre la obtención de las copias a que se refiere el artículo precedente, el tenedor del documento o documentos puede manifestar su intención de utilizarlos con propósitos de investigación y solicitar que se le reconozca derecho preferente. El Archivo General de la Nación resolverá sobre la procedencia del pedido, previa opinión del Consejo Técnico de Archivos. En caso favorable, la Resolución respectiva fijará el plazo de vigencia del derecho preferente.

CAPITULO V

SALIDA DEL PAÍS DE DOCUMENTOS
Artículo 21°- Está prohibida la salida aun con carácter provisional de documentos y expedientes pertenecientes al Patrimonio Documental de la Nación. La Dirección General de Aduanas y sus dependencias están obligadas, bajo responsabilidad, a impedir la salida del territorio nacional de dichos documentos y expedientes, a proceder a su decomiso y a comunicar el hecho al Archivo General de la Nación.
Artículo 22°- Es lícita la salida de documentos pertenecientes al Patrimonio Documental de la Nación para su restauración y en el caso de exposiciones en el extranjero organizadas con intervención del Gobierno Peruano.
La salida temporal será autorizada por Resolución Suprema, previa opinión favorable del Consejo Técnico de Archivos. El Instituto Nacional de Cultura queda encargado de obtener la garantía de su restitución al país al término de la exposición.

CAPITULO VI

CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 23°- En el término de noventa días contados a partir de la vigencia del presente Reglamento, las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional informarán al Archivo General de la Nación sobre el sistema de ordenamiento y clasificación de sus respectivos archivos. Asimismo, remitirán copia de las disposiciones dictadas sobre clasificación, ordenamiento, conservación y depuración de los mismos.
Artículo 24°- Para la eliminación de documentos administrativos cuya conservación, de acuerdo al artículo 10° del Decreto Ley N° 19414 se considere necesario se seguirá el siguiente procedimiento: a. La repartición u organismo correspondiente solicitará al Archivo General de la Nación autorización para eliminar los documentos que considere innecesarios. b. El Archivo designará a uno o más funcionarios para que, junto con los que designe la repartición u organismo correspondiente, inventaríen la documentación respectiva y emitan informe sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud. c. En el caso de informe favorable, el expediente pasará a dictamen del Consejo Técnico de Archivos, a base del cual el Director del Archivo General de la Nación emitirá resolución sobre el asunto. d. La eliminación o incineración de documentos integrantes del Patrimonio Documental se hará en presencia de un funcionario designado por el Archivo General de la Nación o del Archivo Departamental correspondiente.
Artículo 25°.- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional en posesión de documentos o expedientes con antigüedad menor de treinta años, que considere innecesarios pero que no deben ser eliminados, podrán transferidos a repositorios que al efecto organizará el Archivo General de la Nación en coordinación con esas reparticiones u organismos. Dichos repositorios se denominarán Archivos Intermedios, dependerán del Archivo General de la Nación y estarán sujetos a sus disposiciones.

Los Archivos Intermedios entrarán en funcionamiento previo estudio Técnico del Instituto Nacional de Cultura.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES FINALES A
Artículo 26°.- La Dirección General del Instituto Nacional de Cultura podrá delegar la Presidencia del Consejo Técnico de Archivos en el Director del Archivo General de la Nación.
Artículo 27°.- El Director y el Sub-Director del Archivo General de la Nación, los Directores de los Archivos Departamentales, los Jefes de Oficina de ambas entidades y quienes ejerzan cargos directivos en los archivos nacionales, están obligados a presentar declaración jurada sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Nación que posean a título personal, en el término de sesenta días contados a partir de su nombramiento o de la vigencia del presente Reglamento. Esta declaración se hará por cuadruplicado con legalización notarial de firma.
Artículo 28°.- Los aranceles por servicios del Archivo General de la Nación o de los Departamentales serán fijados y reajustados periódicamente por Resolución Ministerial de Educación, a propuesta del Director del Instituto Nacional de la Cultura. Su elaboración corresponde al Consejo Técnico de Archivos.
Artículo 29°.- Las transcripciones paleográficas de documentos tendrán valor oficial sólo cuando sean autorizadas por el Archivo General de la Nación o por los Archivos Departamentales.
Artículo 30°.-Contra las resoluciones que emita el Archivo General de la Nación, salvo lo dispuesto en el artículo 5^o; podrá interponerse recurso de reconsideración y/o de apelación, con los requisitos y dentro de los plazos que para efecto señala el Reglamento de Normas Generales de Procedimientos Administrativos, aprobado por Decreto Supremo N^o 006-SO de 11 de noviembre de 1967.
Con lo resucito en el recurso de apelación, quedará agotada la vía administrativa.